Résumé

  • USAC passe, pour les paiements de l’Universal Service Fund, aux coordonnées bancaires associées aux inscriptions SAM.gov actives des bénéficiaires
  • Les bénéficiaires peuvent toujours soumettre des factures même si leur inscription est incomplète, mais USAC maintiendra le paiement en attente jusqu’à ce que l’inscription et les coordonnées bancaires requises soient en place

Les faits

Universal Service Administrative Company a indiqué qu’à compter du 8 septembre, elle utiliserait les coordonnées bancaires provenant de SAM.gov pour effectuer les versements de soutien. Ce changement concerne les fournisseurs de télécommunications ainsi que les écoles et bibliothèques admissibles qui reçoivent des paiements de l’Universal Service Fund.

USAC indique que les bénéficiaires doivent disposer d’une inscription SAM.gov active, d’un compte bancaire valide associé à cette inscription et de leur Unique Entité Identifier enregistré sur le FCC Form 498. Les organisations qui satisfont déjà à ces exigences n’ont pas besoin de se réinscrire.

Pour les demandeurs E-Rate qui adressent directement leurs factures à USAC afin d’obtenir un remboursement, une inscription incomplète n’empêche pas la soumission d’une facture. Le paiement sera en revanche mis en attente jusqu’à ce que les exigences de SAM.gov soient satisfaites. USAC précise également que l’inscription doit être renouvelée chaque année. Ses données publiques sur les identifiants peuvent indiquer si un Unique Entité Identifier est enregistré, mais pas si l’inscription est active ni si les coordonnées bancaires sont exactes.

L’analyse

Ce changement dissocie deux étapes que les bénéficiaires considéraient peut-être auparavant comme faisant partie du même processus de paiement. Une facture peut être acceptée par USAC alors que le paiement lui-même reste en attente parce que l’inscription SAM.gov ou les coordonnées bancaires de l’organisation ne sont pas en place.

Cela crée un passage de relais entre les personnes qui soumettent les factures du programme et celles qui tiennent à jour l’inscription fédérale de l’organisation. Avant de se fier à une date de paiement attendue, l’équipe financière doit avoir la confirmation que l’inscription est active et liée au bon compte bancaire. Le seul accusé de réception d’une facture ne confirme pas que les fonds peuvent être versés.

Pour les lecteurs de BTW, le risque immédiat est donc un retard de paiement plutôt qu’une perte du soutien du programme. Les bénéficiaires doivent maintenir leur dossier SAM.gov à jour pendant tout le cycle de paiement, y compris lors du renouvellement annuel, afin qu’un remboursement par ailleurs valide ne soit pas mis en attente après la soumission de la facture.

À surveiller

Surveillez les premiers cycles de paiement dans le cadre du nouveau processus afin de repérer les avis de mise en attente et les consignes d’USAC concernant d’éventuels problèmes récurrents. La distinction utile sera celle entre les retards causés par l’inscription d’un bénéficiaire donné et tout problème plus général affectant le passage aux coordonnées bancaires enregistrées dans SAM.gov.