Summary

  • Entre les exercices budgétaires 2021 et 2025, les centres du personnel des armées ont traité plus de 390 000 demandes relevant du FOIA et du Privacy Act. Les services ont déclaré 49 divulgations potentielles ou confirmées de données personnelles, touchant plus de 1 000 militaires ; plusieurs se sont produites hors du traitement des demandes.
  • Un employé civil traitait les demandes FOIA du Navy Personnel Command durant l'examen du GAO. Selon les chiffres fournis par la Navy, le délai moyen est passé de 1,64 jour en 2018 à 55,5 jours en 2024, puis 77,4 jours en juillet 2025. Un second agent a été recruté ensuite.

Le propriétaire du dossier attend devant le gardien

Le rapport du GAO publié le 16 octobre 2026 décrit une tâche publique à double tranchant. Le département de la Défense conserve des dossiers de carrière, de personnel et de santé qui peuvent contenir des informations très intimes. Un militaire, son représentant ou un tiers peut demander un document. Il faut identifier ce qui est communicable, masquer ce qui appartient à autrui et répondre sans laisser la demande vieillir indéfiniment. Les gros dossiers, parfois composés de pages numérisées, sont encore largement relus et caviardés à la main.

Les centres du personnel ont traité plus de 390 000 demandes FOIA et Privacy Act sur cinq exercices, de 2021 à 2025. Les armées ont signalé 49 incidents potentiels ou confirmés de communication indue de données personnelles concernant plus de 1 000 militaires. Les déclarations viennent des services eux-mêmes. Il faut distinguer leurs causes : la Navy précise que 15 de ses 17 incidents signalés dans son centre du personnel relevaient de courriels non sécurisés, et non du traitement d'une demande de dossier. Le nombre 49 réunit plusieurs chemins de sortie de l'information.

Le GAO a aussi mis directement le contrôle à l'épreuve. Sous une fausse identité de demandeur tiers, il a soumis 26 requêtes contenant volontairement des défauts. Dix-huit avaient été traitées lorsque leurs résultats ont été examinés ; l'une de ces dix-huit a permis la remise d'informations personnelles qui auraient dû être masquées. Ce test limité montre une faute réelle dans un contrôle précis. Il ne mesure pas la fréquence des erreurs dans l'ensemble des demandes militaires.

Deux délais se disputent le même bureau

Après le départ à la retraite d'un collègue, un seul employé civil traitait les demandes FOIA du Navy Personnel Command au moment examiné. Les données de la Navy donnent 1,64 jour de traitement moyen en 2018, 55,5 jours en 2024 et 77,4 jours en juillet 2025. La situation a ensuite évolué : un assistant a été embauché fin décembre 2025. En avril 2026, la Navy décrivait un plan de réduction du retard avec deux civils et des renforts internes. Le résultat mesuré de ce changement sur la rapidité et la précision reste la prochaine donnée à obtenir.

Le bureau doit tenir deux délais à la fois. Le premier est celui de la personne autorisée qui attend son document. Le second est le temps nécessaire pour retrouver les pages, vérifier l'autorité du demandeur, supprimer les données protégées et faire relire la réponse. Réduire mécaniquement le second met la confidentialité en danger ; laisser le premier s'allonger fait de la garde des archives un obstacle à l'accès. Une analyse des effectifs fondée sur le volume et la complexité des demandes doit rendre ce choix budgétaire visible.

Le rapport complet du GAO indique que 44 des 49 incidents déclarés citent une erreur humaine ou un non-respect de la politique. Le DOD qualifie plus de 90 % des événements d'erreurs administratives à faible risque ; le GAO n'a pas vérifié séparément la gravité de chacun. Le diagnostic opérationnel reste net : des dossiers sensibles circulent entre la recherche, la relecture, le courriel et la décision de divulgation. Chaque voie doit avoir son responsable et son contrôle, plutôt qu'un nombre total utilisé comme substitut à l'enquête sur les causes.

Pour les dossiers médicaux, l'Agence de santé de la Défense rencontre un autre goulet. Ses agents vont chercher les éléments dans plusieurs systèmes, assemblent la réponse et caviardent les données à protéger. Les responsables décrivent une procédure lourde, surtout pour les fichiers volumineux ou scannés. L'agence n'a pas encore évalué spécifiquement l'organisation et les systèmes employés pour ces demandes afin d'en simplifier le traitement. Le GAO veut que cette analyse entre dans une étude plus large des fonctions informatiques de santé.

La solution devra sortir de l'examen du travail réel, pas d'une annonce anticipée de technologie.

Le GAO a formulé cinq recommandations : une planification des effectifs pour l'Armée de terre, la Navy, les Marines et l'Armée de l'air, puis l'évaluation du parcours des dossiers de santé. Le DOD a globalement accepté. Ce qui comptera est l'évolution conjointe des délais et des erreurs après les changements. La réflexion de Heng Lu sur les devoirs attachés à la garde d’un dossier fournit ici une idée, sans apporter de faits militaires. Selon le statut du militaire et le type de dossier, plusieurs organismes peuvent être compétents. Chacun doit remettre la bonne page à la bonne personne et protéger les autres.

Sources