Summary

  • Die Personalstellen der Streitkräfte bearbeiteten in den Haushaltsjahren 2021 bis 2025 mehr als 390.000 Anträge nach dem Informationsfreiheits- und Datenschutzrecht. Sie meldeten 49 mögliche oder bestätigte unzulässige Offenlegungen mit mehr als 1.000 betroffenen Soldaten; ein Teil entstand außerhalb der Aktenantragsbearbeitung.
  • Während der GAO-Prüfung betreute ein ziviler Angestellter die FOIA-Anträge des Navy Personnel Command. Der gemeldete Durchschnitt stieg von 1,64 Tagen 2018 auf 55,5 Tage 2024 und 77,4 Tage im Juli 2025. Ende Dezember 2025 stellte die Navy einen Assistenten ein.

Wer die Akte verwahrt, kontrolliert auch den Zugang

Der GAO-Bericht vom 16. Oktober 2026 beschreibt einen anspruchsvollen Dienst: Das Verteidigungsministerium und weitere Verwahrer besitzen Personal- und Gesundheitsunterlagen aus vielen Dienstjahren. Beantragen kann sie die betroffene Person, ein Vertreter oder ein Dritter. Die Stelle muss die Berechtigung prüfen, die einschlägigen Seiten finden, fremde Angaben schwärzen und die erlaubten Informationen rechtzeitig herausgeben. Viele umfangreiche oder eingescannte Akten werden weiterhin von Hand geprüft.

Von 2021 bis 2025 verarbeiteten die Personalstellen mehr als 390.000 FOIA- und Privacy-Act-Anträge. Im gleichen Zeitraum meldeten die Teilstreitkräfte 49 mögliche oder bestätigte Vorfälle unzulässiger Offenlegung personenbezogener Daten, von denen mehr als 1.000 Menschen betroffen waren. Diese Zahlen sind Selbstmeldungen. Die Navy erklärte, dass 15 ihrer 17 Vorfälle im Personalzentrum auf unsichere E-Mails zurückgingen, nicht auf die Bearbeitung eines Aktenantrags. Wer diese Wege vermischt, setzt womöglich die falsche Kontrolle an die falsche Stelle.

GAO testete außerdem den Zugang mit 26 absichtlich fehlerhaften Anträgen fingierter Dritter. Bei der Auswertung waren 18 bearbeitet. In einem dieser 18 Fälle wurden persönliche Angaben ohne die erforderliche Schwärzung ausgegeben. Der nicht repräsentative Test schätzt keine allgemeine Fehlerquote. Er zeigt eine konkrete Entscheidung, bei der eine Schutzgrenze versagte.

Zwei Uhren laufen auf demselben Schreibtisch

Nachdem ein erfahrener Kollege in den Ruhestand gegangen war, bearbeitete während der geprüften Phase ein einziger Zivilangestellter die FOIA-Anträge beim Navy Personnel Command. Nach Navy-Daten dauerte die Bearbeitung im Durchschnitt 1,64 Tage im Haushaltsjahr 2018, 55,5 Tage 2024 und 77,4 Tage im Juli 2025. Ende Dezember 2025 stellte die Navy einen Assistenten ein. Im April 2026 berichtete sie von einem Plan zum Abbau des Rückstands mit zwei zivilen Kräften und weiterer interner Hilfe. Ob diese Maßnahme Wartezeit und Prüfqualität verbessert hat, müssen neuere Ergebnisse zeigen.

Die erste Uhr gehört dem berechtigten Antragsteller. Die zweite misst die Zeit für Suche, Befugnisprüfung, Schwärzung und Gegenlesung. Wird der zweite Ablauf verkürzt, wächst das Risiko einer falschen Ausgabe. Bleibt die erste Uhr lange stehen, erfüllt der Verwahrer seine Auskunftsaufgabe nicht. GAO empfiehlt daher Personalplanung anhand gegenwärtiger und erwarteter Anträge für U.S. Army, U.S. Navy, U.S. Marine Corps und U.S. Air Force. So wird eine Belastung, die sonst auf einem einzelnen Schreibtisch liegt, als Entscheidung über Kapazität sichtbar.

Im vollständigen offiziellen Bericht führen die Datensätze bei 44 der 49 gemeldeten Vorfälle menschliche Fehler oder Verstöße gegen Regeln als Ursache an. Das Verteidigungsministerium nennt mehr als 90 Prozent der Fälle risikoarme Verwaltungsfehler; GAO hat die Schwere der einzelnen Vorfälle nicht selbst geprüft. Ursache und Schwere sind verschiedene Fragen. Die Vorfälle müssen auch nach ihrem Weg untersucht werden: E-Mail-Versand, Berechtigung, Suche, Schwärzung und letzte Freigabe verlangen unterschiedliche Sicherungen.

Für Gesundheitsakten steht die Defense Health Agency vor einem zusätzlichen Problem. Ihre Mitarbeiter suchen Unterlagen in mehreren Datensystemen, stellen die Antwort zusammen und prüfen geschützte Angaben. Große Dateien und Scans erschweren die manuelle Arbeit. Die Behörde hat den gegenwärtigen Rahmen für die Bearbeitung solcher Anträge noch nicht gezielt untersucht. GAO will diese Analyse in eine breitere Studie über Gesundheitsinformatik einbeziehen. Erst ein Bild der tatsächlichen Schritte zeigt, welche Vereinfachung hilft.

Fünf Empfehlungen stehen im Bericht: vier zur Personalplanung der Teilstreitkräfte und eine zur Bearbeitung von Gesundheitsakten. Das Ministerium stimmte im Grundsatz zu. Heng Lu erinnert daran, dass Verwahrung Pflichten gegenüber dem Nutzer schafft. Wer eine Laufbahnakte verwahrt, muss ihren berechtigten Inhaber bedienen und die Daten anderer zugleich schützen.

Sources