요약

  • 2008년 2월 한 대학은 서식 프로그램의 버전이 맞지 않아 신청서를 반려받았고, 마감 전에 다시 제출하지 못했다.
  • 오프라인 작성은 농촌 이용자의 접속 시간을 줄이려는 선택이었다. 그 대신 신청자도 프로그램과 파일의 호환성을 관리해야 했다.

지원금 신청서를 쓰는 사람은 사업의 필요성과 예산을 설명한다. 그런데 첫 번째 독자는 그런 내용에 전혀 관심이 없을 수 있다. 이 독자가 확인하는 것은 파일을 만든 프로그램의 버전이다.

2008년 2월 미국의 한 대형 주립대학이 Grants.gov에 신청서를 냈다. 아프리카 지역사회에 교육 지원을 제공하기 위해 약 25만 달러를 요청하는 사업이었다. 구형 서식 프로그램으로 만든 신청서는 포털의 새로운 버전과 호환되지 않았다. 시스템은 제출을 거부했고, 대학은 마감 전에 다시 내지 못해 경쟁에 참여할 기회를 잃었다. 대학 이름을 밝히지 않은 GAO의 2009년 보고서에 기록된 사례다.

심사위원에게 도착하기도 전에 문지기가 일을 끝냈다. 문지기의 전문 분야는 사업 평가가 아니라 파일 호환성이었다.

접속 시간을 아끼려다 생긴 준비물

설계의 출발점에는 현실적인 이유가 있었다. GAO의 2006년 보고서에 따르면 Grants.gov 담당자들은 농촌 이용자가 인터넷에 오래 연결돼 있지 않아도 되도록 오프라인 서식 작성을 택했다. 작성 중인 신청서를 서버에 보관하면서 성능을 유지하려면 장비 투자도 더 필요하다고 설명했다.

파일을 내려받아 천천히 작성한 뒤 보내는 방식은 느린 회선에 잘 맞았다. 다만 작성할 컴퓨터가 조건을 충족해야 했다. 해당 프로그램은 Windows에서만 작동했다. Macintosh를 쓰는 연구기관에는 다른 길이 필요했고, 2005년 12월 임시 방안이 도입됐다. 어떤 조직은 내부 정보기술 규정으로 프로그램 설치나 파일 이동을 제한하기도 했다.

연방 지원금을 신청하려면 소속 기관의 전산 담당자부터 설득해야 할 수도 있었다. 웹 창구를 하나로 모아도, 그 앞에 놓인 각자의 컴퓨터까지 같아지지는 않았다.

서버에서 덜어낸 일의 일부는 신청자에게 갔다. 운영체제, 설치 권한, 서식 파일, 프로그램 버전을 맞추는 일이었다. 서로 다른 곳에서 정해지는 조건들이 실제로 맞물리는 순간은 업로드할 때였다. 그때는 대개 마감까지 남은 시간이 가장 아쉬웠다.

겉모습은 비슷해도 접수 결과는 달랐다

NIH가 2008년 9월 낸 공지는 이런 부담을 선명하게 보여준다. NIH와 협력 기관들은 PureEdge에서 Adobe 서식으로 옮길 예정이었다. 명시된 예외를 제외한 NIH 전자 신청 대부분은 2009년 1월부터 새 형식을 쓰게 됐다. 공지는 외관의 차이가 주로 겉모양의 변화라고 설명했다. 이어서 Adobe Reader 8.1.2보다 오래된 버전은 업로드 중 완성된 신청서를 손상시킬 수 있다고 경고했다.

겉모양을 조금 바꾸는 작업치고는 서류의 운명을 결정할 힘이 컸다. 익숙한 입력 칸을 보고 안심하는 동안, 접수 장치는 다른 도구를 요구하고 있었다.

NIH의 실무적인 제안은 연구계획과 첨부 자료 준비를 계속하되, 서식 입력은 12월에 나올 예정인 새 파일을 기다리라는 것이었다. 생각을 다듬는 일과 행정용 그릇을 채우는 일의 일정을 나눈 셈이다. 이 공지는 대학이 반려를 겪은 2월보다 뒤에 나왔으며, 당시 프로그램 전환이 요구한 별도의 수고를 보여준다.

초기 온라인 행정의 권한은 거창한 정책 문서에만 있지 않았다. 작은 파일 규칙이 누가 심사에 들어갈 수 있는지를 정했다. 컴퓨터를 관리하는 일이 공적 자금에 접근하는 조건이 된 것이다.