Zusammenfassung

  • Im Februar 2008 blieb eine Universität wegen einer inkompatiblen Softwareversion von einem Förderwettbewerb ausgeschlossen.
  • Offline-Formulare sollten langsame Verbindungen entlasten. Dafür mussten Antragsteller einen Teil der technischen Voraussetzungen selbst pflegen.

Ein Förderantrag soll Gutachter überzeugen. Zuvor muss er allerdings jemanden passieren, der sich für das Vorhaben überhaupt nicht interessiert: die Software am Eingang.

Im Februar 2008 beantragte eine große staatliche Universität in den USA rund 250.000 Dollar für Bildungsunterstützung in afrikanischen Gemeinden. Ihre ältere Formularsoftware vertrug sich nicht mit der neueren Version auf Grants.gov. Der hochgeladene Antrag wurde abgewiesen. Eine erneute Einreichung gelang vor Fristablauf nicht mehr; die Universität verlor ihre Chance, am Wettbewerb teilzunehmen. So schildert es der GAO-Bericht von 2009, ohne die Hochschule zu nennen.

Der erste Bescheid galt damit dem Dateiformat. Der Inhalt kam gar nicht erst an die Reihe.

Der Schalter zieht auf den eigenen Rechner

Hinter dem Verfahren stand eine nachvollziehbare Überlegung. Im Bericht von 2006 erläuterte das Grants.gov-Team, warum sich die Formulare offline ausfüllen ließen: Nutzer im ländlichen Raum sollten weniger Zeit mit einer Internetverbindung verbringen müssen. Unfertige Anträge online vorzuhalten und gleichzeitig die Leistung zu sichern, hätte außerdem zusätzliche Serverhardware erfordert.

Herunterladen, in Ruhe ausfüllen, später absenden: Für eine schlechte Verbindung war das vernünftig. Nur brauchte der eigene Rechner die passende Ausstattung. Die Formularsoftware lief unter Windows. Forschungseinrichtungen mit Macintosh-Geräten benötigten einen anderen Weg; im Dezember 2005 wurde eine vorläufige Lösung eingeführt. Manche Organisationen beschränkten zudem, welche Programme Mitarbeiter installieren und welche Dateien sie übertragen durften.

Wer Bundesmittel beantragen wollte, musste womöglich zuerst bei der eigenen IT vorsprechen. Der gemeinsame Zugang im Web beseitigte die unterschiedlichen Arbeitsplätze dahinter keineswegs automatisch. Betriebssystem, Installationsrechte und Softwarestand blieben lokale Angelegenheiten, deren Folgen beim zentralen Portal ankamen.

Damit wanderte auch Wartungsarbeit zum Antragsteller. Ein Formular war erst dann fertig, wenn es sich mit dem empfangenden System verstand. Diese letzte Prüfung fiel ausgerechnet in die Phase, in der die Zeit für Reparaturen knapp wurde.

Eine kosmetische Änderung mit erstaunlichen Befugnissen

Ein NIH-Hinweis vom September 2008 führte die Abhängigkeit deutlich vor Augen. NIH und Partnerstellen stellten ihre Formulare von PureEdge auf Adobe um. Die meisten elektronischen NIH-Anträge sollten ab Januar 2009 das neue Format verwenden; der Hinweis führte Ausnahmen auf. Die sichtbaren Änderungen seien überwiegend kosmetischer Natur, hieß es. Zugleich warnte er: Adobe-Reader-Versionen vor 8.1.2 könnten den fertigen Antrag beim Hochladen beschädigen.

Für eine kosmetische Änderung war das ein beachtlicher Eingriff ins Berufsleben eines Dokuments.

Die praktische Empfehlung lautete, Forschungspläne und Anlagen weiter vorzubereiten, mit dem Ausfüllen der Formulare aber auf die für Dezember erwarteten neuen Pakete zu warten. Der Gedanke durfte vorankommen, während seine amtliche Verpackung noch fehlte. Dieser Hinweis erschien Monate nach dem Universitätsfall vom Februar und dokumentiert einen weiteren Teil des damaligen Umstellungsaufwands.

Die frühe digitale Verwaltung machte so eine unscheinbare Zugangsmacht sichtbar. Wer festlegte, welche Software einen Antrag korrekt verpackte, setzte eine Bedingung für die Teilnahme. Der Rechner am Schreibtisch wurde zum Vorzimmer der Förderentscheidung.