Resumen

  • Una universidad perdió en febrero de 2008 la oportunidad de competir por unos 250.000 dólares porque su formulario usaba una versión incompatible.
  • Completar las solicitudes sin conexión ahorraba tiempo en línea, pero obligaba al solicitante a mantener una pequeña pieza del sistema administrativo en su ordenador.

Antes de discutir si un proyecto merece dinero público, conviene conseguir que el archivo entre en el edificio. Una gran universidad estatal estadounidense descubrió la diferencia en febrero de 2008. Había preparado una solicitud de unos 250.000 dólares para prestar ayuda educativa a comunidades africanas. El programa con el que había elaborado los formularios era incompatible con la versión más reciente que utilizaba Grants.gov.

El portal rechazó el envío. La universidad no pudo presentarlo de nuevo antes del cierre y quedó fuera de la competición, según la auditoría de GAO de 2009. El informe no identifica a la institución. Sí deja un resultado perfectamente reconocible: el sistema decidió la admisión sin llegar a discutir la propuesta.

La solicitud se lleva trabajo a casa

El diseño tenía una intención razonable. En su informe de 2006, GAO recogió la explicación del equipo de Grants.gov: permitir que los usuarios rurales rellenaran los formularios sin conexión reduciría el tiempo que necesitaban estar conectados. Guardar solicitudes incompletas en el servidor y mantener el rendimiento también habría exigido más equipos.

Descargar el formulario parecía una buena manera de respetar una conexión lenta. El problema era lo que había que instalar después. El programa funcionaba únicamente en Windows. Las instituciones que usaban Macintosh necesitaban otra salida; en diciembre de 2005 se había introducido una solución provisional. Algunas organizaciones, además, restringían los programas y archivos que sus empleados podían instalar o trasladar.

La administración digital había encontrado una nueva dependencia: el departamento informático del solicitante. El portal ponía la ventanilla, pero cada institución tenía que preparar parte del mostrador en su propio ordenador. Cuando cambiaban las versiones, todo debía seguir encajando justo antes de enviar.

Cambia poco por fuera; revise todo por dentro

Un aviso de NIH de septiembre de 2008 anunciaba el paso de PureEdge a formularios Adobe para NIH y organismos asociados. La mayoría de las solicitudes electrónicas dirigidas a NIH a partir de enero de 2009 debían usar el nuevo formato, con las excepciones indicadas. El aviso describía las diferencias de aspecto como principalmente cosméticas. A continuación advertía que las versiones de Adobe Reader anteriores a la 8.1.2 podían corromper la solicitud durante la carga.

Para ser un retoque cosmético, podía dejar al candidato bastante irreconocible ante el servidor.

NIH proponía aprovechar la espera: seguir preparando el plan de investigación y los documentos adjuntos, y rellenar los nuevos formularios cuando estuvieran disponibles en diciembre. La propuesta podía avanzar; su envase oficial tenía otro calendario. Este aviso es posterior al rechazo universitario de febrero y muestra, por separado, el trabajo que exigía la transición.

El episodio explica una peculiar forma de poder en la primera administración por Internet. Quien elegía los formatos aceptados fijaba una condición para participar. La versión del programa pasaba de ser una molestia del ordenador a una cuestión capaz de cerrar una convocatoria.