Summary

  • Depuis 2021, HM Treasury a engagé 1,15 milliard de livres pour les services partagés de l'État. Le NAO chiffre à 459 millions les coûts supportés depuis 2020 et à un milliard les bénéfices nets attendus sur la durée de vie du dispositif. Ces trois montants ne décrivent pas la même étape.
  • Cabinet Office vise cinq centres de services dans le cloud d'ici 2028. Le NAO ne trouve aucun responsable central clairement armé pour obtenir l'adhésion des ministères, ni de direction technique assez forte pour aligner les choix de leurs logiciels ERP.
  • Le système central de suivi des candidatures a été réorienté en octobre 2025 : les groupes préféraient les fonctions de leurs propres ERP. Cabinet Office estime le coût de cette refonte entre 26 et 38 millions de livres.

L'accord de principe arrive avant la facture

Une administration qui change de fournisseur de paie ou de gestion du personnel doit faire migrer davantage que des écrans. Il faut décider ce que signifie un poste, qui possède une donnée, comment une dépense traverse deux systèmes et à qui revient l'erreur. Le rapport publié en mars 2026 par le National Audit Office examine précisément ce chantier. La stratégie de 2021 a réparti les ministères entre cinq centres : Defence, Matrix, Overseas, Synergy et Unity. Cabinet Office voulait les rendre opérationnels d'ici 2028, avec des processus et des données capables de circuler entre eux.

L'échelle financière est déjà réelle. HM Treasury a engagé 1,15 milliard de livres depuis 2021; les coûts encourus depuis 2020 atteignent 459 millions. Les bénéfices nets attendus sur toute la durée du dispositif sont évalués à un milliard. Une autorisation de financement, une dépense cumulée et une prévision de gains appartiennent à trois colonnes différentes. La colonne décisive manque encore : qui tranche quand l'intérêt d'un ministère entre en collision avec la norme commune?

Seize ministères prévoient d'entrer dans le dispositif. Cent organismes publics autonomes disposent d'un engagement, de fonds et d'un calendrier; beaucoup d'autres ne figurent pas encore dans les plans. Cabinet Office affirme que l'adhésion des ministères n'est pas facultative. Le NAO constate pourtant l'absence d'un responsable central doté d'un mandat clair pour l'obtenir. HM Treasury et le Department for Education, placés dans Matrix, utilisent déjà des ERP modernes. Ils souhaitent connaître les coûts probables avant de juger l'opération réalisable et avantageuse.

La centralisation peut être obligatoire sur le papier; une migration se négocie avec une facture.

Une autorité de conception sans prise suffisante

Cabinet Office a créé à l'automne 2025 une Service and Technical Design Authority et, au-dessus, un Shared Services Board. Une équipe centrale collecte aussi des retours mensuels pour suivre l'avancement et les dépendances. Elle ne peut pas en imposer la ponctualité ni la précision. D'autres instances qui touchent à la stratégie n'ont pas de responsabilité clairement définie sur elle. Un tableau de bord donne l'apparence du contrôle; la qualité de ses entrées dépend encore du bon vouloir de ceux qu'il doit suivre.

La difficulté se matérialise dans les ERP. La fonction finances a avancé avec un plan comptable commun. La fonction commerciale a choisi de ne pas appliquer sa norme fonctionnelle; les ressources humaines ont participé à sa conception sans travailler à sa mise en œuvre. Les cinq groupes ont acheté des modules différents, parfois pour des processus incomplets. Le rapport original du NAO en déduit qu'il faudra peut-être ajouter interfaces et procédures pour réunir les données que la réforme était censée unifier. Chaque choix local économise peut-être du travail aujourd'hui et crée une traduction à maintenir demain.

Le recrutement montre ce mécanisme en accéléré. Au moins 25 autres programmes numériques centraux ont un effet sur les services partagés; sept présentent un impact moyen ou élevé. Le projet de système central de suivi des candidatures devait remplacer une plateforme commune. Plusieurs groupes voulaient plutôt utiliser la fonction de recrutement de leur propre ERP. En octobre 2025, Cabinet Office a réduit le projet central à un portail d'offres et aux contrôles avant embauche, laissant chaque groupe déployer son outil de suivi. Le changement est estimé entre 26 et 38 millions de livres.

Overseas n'a ni cette fonction dans son ERP, ni, selon le NAO, les fonds et la capacité nécessaires pour la créer. La liberté d'un groupe devient la dépendance d'un autre.

Le NAO demande un responsable à un niveau au moins équivalent à directeur général pour l'adhésion et les dépendances, un plan pour les organismes autonomes dans chacun des cinq groupes avant fin 2026, et une autorité technique renforcée. Le prochain document intéressant sera une décision où cette autorité aura réellement fait modifier un choix ERP pour préserver une règle commune, accompagnée du coût et du calendrier de la migration. Cinq centres reliés sur un schéma ne constituent pas encore un service partagé.

Sources