Zusammenfassung

  • Nach Slacks Fair-Billing-Regeln wird ein kostenpflichtiger Workspace mit ausschließlich inaktiven Mitgliedern weiterhin für mindestens ein Mitglied berechnet, bis er in den kostenlosen Tarif wechselt.
  • Gutschriften für ungenutzte vorausbezahlte Zeit dienen späteren Slack-Zahlungen. Sie sind weder übertragbar noch erstattbar und verfallen nach Beendigung des kostenpflichtigen Abonnements.

Die Rechnung braucht keinen Gesprächspartner

Ein befristetes Projekt ist fertig. Die Abnahme ist unterschrieben, die externen Beteiligten sind weitergezogen, im Slack-Workspace herrscht Ruhe. Für den Budgetverantwortlichen klingt eine nutzungsabhängige Abrechnung beruhigend: Wo immer weniger Menschen arbeiten, sinkt die Rechnung. Irgendwann müsste sie am selben Ort ankommen wie die Aktivität — bei null.

Slack lässt eine Einheit stehen. Die Fair-Billing-Regelung sieht bei vollständiger Inaktivität aller Mitglieder eine Mindestabrechnung für ein Mitglied vor, solange der Workspace nicht in den kostenlosen Tarif wechselt. Der letzte Stuhl hat damit eine bemerkenswerte Eigenschaft: Zum Weiterlaufen braucht er keinen Menschen, zum Abschaffen schon.

Diese veröffentlichte Regelung betrifft über Slacks Website gekaufte Abonnements, die per Kreditkarte oder Self-Service-Rechnung bezahlt werden. Sie bietet Käufern echte Flexibilität. Werden bereits bezahlte Mitglieder inaktiv, entsteht für ungenutzte Zeit eine anteilige Gutschrift. Schwankende Teams müssen damit weniger starr an ihrer ursprünglichen Personalplanung festhalten. Die Automatik endet jedoch an der Entscheidung, ob der kostenpflichtige Workspace überhaupt weiterbestehen soll.

Das Projekt kann organisatorisch abgeschlossen sein, während sein Abonnement noch auf eine Entscheidung wartet. Diese beiden Endpunkte zusammenzubringen gehört zur Einkaufsarbeit, auch wenn im Chat längst niemand mehr über Arbeit spricht.

Inaktiv heißt: Der Schlüssel funktioniert noch

Als inaktiv gilt für die Abrechnung ein Mitglied, das Slack seit mehr als 28 Tagen nicht genutzt hat. Laut der offiziellen Erklärung der Statusunterschiede bleiben dabei der Zugang zum Workspace und zu kostenpflichtigen Funktionen erhalten. Wird das Mitglied wieder aktiv, fällt für den Rest des Abrechnungszeitraums erneut eine anteilige Gebühr an.

Bei einem deaktivierten Konto ist der Zugang dagegen gesperrt. Es muss reaktiviert werden, bevor das Mitglied wieder abrechenbar wird. Das macht beim Projektabschluss einen handfesten Unterschied. Urlaub, eine vereinbarte Pause und ein endgültig beendeter Auftrag können im Nutzungsverlauf ähnlich aussehen, verlangen aber unterschiedliche Zugangsentscheidungen.

Wer darf noch Unterlagen bearbeiten? Wer hat bereits alles übergeben? Wer genehmigt eine Rückkehr? Die automatische Erkennung von Inaktivität beantwortet keine dieser Fragen. Sie liefert einen Abrechnungsstatus, mit dem die zuständige Person weiterarbeiten kann.

Das Guthaben hat eine feste Lieferadresse

Bei monatlicher oder jährlicher Zahlung werden aktive Mitglieder im Voraus bezahlt. Slacks Erläuterung zur Gutschriftenberechnung bemisst die Gutschrift nach einer Deaktivierung anhand der verbleibenden Tage bis zur nächsten monatlichen oder jährlichen Verlängerung. Die Fair-Billing-Tabelle nennt für Deaktivierungen durch Administratoren oder Inhaber eine Buchung am Folgetag.

Solches Guthaben kann spätere Zahlungen etwa für zusätzliche Mitglieder oder Verlängerungen ausgleichen. Bei einem dauerhaft genutzten Dienst ist das eine sinnvolle Korrektur: Ein zu groß eingekauftes Zeitkontingent finanziert einen Teil des nächsten tatsächlichen Bedarfs.

Beim vollständigen Ausstieg kommt es dagegen darauf an, ob überhaupt noch ein geeigneter Bedarf besteht. Nach der veröffentlichten Regelung besitzen diese Gutschriften keinen Geld- oder Tauschwert, sind nicht übertragbar und nicht erstattbar. Nach Beendigung des kostenpflichtigen Abonnements verfallen sie. Ein positiver Saldo lässt sich also nicht zur Bezahlung eines Umzugs in ein anderes Werkzeug mitnehmen.

Auch die Mindestabrechnung für ein Mitglied kann zunächst durch vorhandenes Guthaben gedeckt werden. Ein fortbestehender Rechnungsposten löst deshalb nicht zwangsläufig sofort einen neuen Bankabfluss aus. Wer wissen will, wann frisches Geld nötig wird, muss Saldo, Verrechnung und Zahlungsdatum gemeinsam betrachten.

Köpfe verändern sich schneller als Zahlungspläne

Schon beim Hinzufügen von Mitgliedern unterscheiden sich die Uhren. Monatliche Kreditkartenkunden zahlen den anteiligen Zusatzbetrag im Folgemonat. Bei jährlicher Kreditkartenzahlung wird die verbleibende Jahreszeit anteilig zum Monatsende berechnet. Jährliche Banküberweisungskunden, deren Mitgliederzahl die vorausbezahlte Menge übersteigt, erhalten einmal je Kalenderquartal eine zusätzliche Rechnung.

Sinkt die Nutzung, kommt vorausbezahlte ungenutzte Zeit als Gutschrift zurück. In einer Kalkulation, die jede gestrichene Person sofort in einen gleich hohen Geldzufluss verwandelt, gehen diese Zeitverschiebungen verloren. Für einen konkreten Kunden fehlen hier Guthaben, Verlängerungsdatum, anwendbare Bestellung und künftiger Bedarf an bezahlten Funktionen; erst damit lässt sich der tatsächliche Geldbedarf bestimmen.

Slacks Anleitung zum Ändern oder Kündigen nennt Workspace-Inhaber und Mitglieder, die das Upgrade vorgenommen haben, als zuständige Nutzer für entsprechende Änderungen. Als Wirksamkeitszeitpunkt stehen sofort oder die nächste Verlängerung zur Verfügung. Der kostenlose Tarif beendet den Zugang zu bezahlten Funktionen und bringt Grenzen für Nachrichten, Dateien und Apps mit.

Eine noch laufende Übergabe kann deshalb gute Gründe liefern, den bezahlten Zeitraum fortzusetzen. Ein bloßer Restbetrag liefert noch keinen Arbeitsauftrag. Erst sollte feststehen, was das Team benötigt; anschließend lässt sich prüfen, welchen Teil davon das Guthaben bezahlt.

Der letzte Stuhl braucht einen Verantwortlichen mit einem Datum. Die Zahl aktiver Nutzer ist ein brauchbarer Messwert. Den Auftrag, den kostenpflichtigen Vertrag zu beenden, muss weiterhin jemand erteilen.