요약

  • 조직의 보관 설정은 자기 조직 구성원이 보낸 메시지와 파일에 적용된다. 외부에서 보낸 내용은 보낸 조직의 설정을 따르며, 고정하거나 저장한 내용도 보관 정책의 적용 대상이다.
  • 채널을 소유하는 권한과 내용을 관리하거나 내보내는 권한은 범위가 다르다. 게시만 허용한 초대, Enterprise가 초대한 무료 팀의 예외, 실제 내보내기 승인을 함께 확인해야 한다.

고객의 승인과 공급업체의 설명을 한곳에서 찾을 수 있으면 일을 넘기기 편하다. Slack Connect는 서로 다른 회사의 대화를 같은 채널에 모은다. 화면을 따라 올라가면 프로젝트의 전후 사정도 한 줄로 이어져 보인다.

기록을 다루는 규칙은 그 줄을 보낸 사람의 조직에서 나눈다. Slack 데이터 관리 안내에 따르면 작업 공간이나 Enterprise 조직의 보관 설정은 자기 구성원이 보낸 메시지와 파일, 캔버스와 목록에 적용된다. 외부 사람이 보낸 내용은 그 조직의 설정에 따라 보관되거나 삭제된다.

우리 회사가 자기 기록을 오래 남기더라도 상대가 보낸 설명에는 상대의 설정이 관여한다. 채널을 유일한 프로젝트 기억으로 삼는다면 그 부분도 협업의 조건이 된다. 편하게 대화한 뒤 다시 맥락을 조립하는 데 시간을 쓰지 않으려면, 필요한 결정을 어떻게 남길지 정해야 한다.

방을 운영하는 권한과 발언을 관리하는 권한

Slack Connect 사용 안내는 조직이 자기 작업 공간이나 Enterprise 조직에서 만든 채널을 소유한다고 설명한다. 소유한 쪽은 다른 조직을 초대하거나 제거하고 게시 권한을 관리한다. 외부 조직이 제거되거나 연결이 끊어진 뒤에도 채널을 계속 사용할 수 있다.

메시지를 편집하고 삭제하는 설정은 다시 보낸 조직을 따른다. 해당 메시지를 보낸 조직의 사람이 적용되는 권한과 설정에 따라 편집하거나 삭제할 수 있다. 채널에 누구를 들일지 정하는 것과 안에 있는 모든 발언을 관리하는 것은 다른 범위의 일이다.

Enterprise Key Management도 내용의 출처를 나눈다. 자기 조직의 키는 자기 구성원이 보낸 메시지와 파일에 적용된다. 외부 조직도 EKM을 사용한다면 외부 내용은 그 조직의 키로 암호화될 수 있다. 화면이 대화를 합쳐 보여 주어도 일부 관리 권한은 출처를 따라 배정된다.

초대 방식이 나중에 할 수 있는 일도 바꾼다

초대 권한 문서는 게시만 가능한 초대와 게시·초대 등을 허용하는 넓은 권한을 구분한다. 넓은 쪽에는 보관 정책 설정도 포함된다. 표의 주석은 해당 변경이 설정한 작업 공간에 적용되며 다른 조직의 설정을 바꾸는 것은 아니라고 설명한다.

외부 사람을 게시만 가능하도록 초대했다면 그 채널의 맞춤 보관 정책을 정할 수 있는 쪽은 초대한 조직뿐이라고 데이터 안내는 적는다. 대화에 참여했다는 사실과 관리 도구를 사용할 수 있다는 사실을 나누어 봐야 한다.

내보내기에도 이 초대 방식의 영향이 있다. 외부 조직이 게시 권한만 가졌던 채널에서 연결이 종료된 경우, 그 채널의 메시지·파일 데이터는 해당 내보내기의 제외 대상이다. 프로젝트가 끝나서야 초대 방식을 확인하면 인계할 기록을 다루는 일부터 다시 정해야 할 수 있다.

고정 표시는 보관 기간을 협상하지 않는다

보관 설정 안내는 고정하거나 저장한 내용도 정책의 적용을 받는다고 명시한다. 고정 표시는 이 내용이 중요하다는 팀의 선택이다. 그 작은 표시가 공급업체의 보관 설정까지 바꾸지는 않는다.

유료 플랜은 기본적으로 작업 공간이 유지되는 동안 데이터를 보관하며, 정한 기간이 지나면 자동으로 삭제하도록 바꿀 수 있다. 삭제 작업은 하루 한 번 실행된다. 조직 정책, 작업 공간 설정, 허용된 대화별 예외에는 각각 권한과 조건이 있다.

Enterprise 조직이 무료 팀을 초대하는 경우에는 구체적인 예외도 있다. 무료 팀이 1년 보관을 선택하면 해당 Slack Connect 채널은 1년 넘은 메시지와 파일을 삭제하는 대상에서 제외된다. 90일 보관을 선택하면 모든 채널에서 90일 후 삭제된다. 무료 플랜이라는 이름만으로 공유 대화의 보관 기한을 하나로 정할 수 없는 이유다.

내보내기 결과에서 필요한 것을 확인한다

데이터 관리 안내는 유료 작업 공간의 소유자와 관리자가 외부와 공유한 공개 채널을 내보낼 수 있다고 설명한다. 비공개 채널과 외부 사람과의 다이렉트 메시지까지 포함하는 범위에는 Business+와 Enterprise의 신청·활성화 절차가 있다. 내보내기 안내는 플랜과 역할, 범위를 따로 정리한다.

결과에는 외부 구성원의 메시지와 표시 이름, 내보내는 조직의 구성원이 올린 파일의 링크가 들어간다. 상대 조직의 맞춤 보관 정책은 우리 쪽 내보내기에 포함되는 내용에도 영향을 준다. 파일 링크를 받았다면 실제 업무에 필요한 파일을 사용할 수 있는지도 확인할 항목이다.

승인된 일부 설정은 채널 화면에서 메시지를 없애면서 JSON 내보내기에는 남겨 둘 수 있다. 따라서 어떤 기록이 필요한지부터 정하고, 권한 있는 담당자가 어디에서 무엇을 받을 수 있는지 확인해야 한다. 화면에 남은 내용과 허용된 출력의 내용은 직접 대조할 수 있다.

특정 대화를 판단하려면 보낸 조직, 실제 보관 정책, 초대 권한과 승인된 내보내기 범위가 필요하다. 중요한 결정의 기준 기록과 보관 장소, 담당자를 이 조건에 맞춰 정하면 된다. 오늘 줄인 연락의 왕복이 다음 담당자의 맥락 재구성 업무로 돌아오지 않도록 구매를 마무리하는 일이다.