Zusammenfassung

  • Beide Parteien können mit ihren eigenen bezahlten Plätzen zusammenarbeiten. Nach dem Trennen bleibt der Ordner beim Host; das externe Team verliert den Zugriff auf seine Dateien.
  • Beim Versenden einer Kopie bleiben Kommentare, Versionshistorie und Branches bei den Originalen. Das nächste Team erhält damit möglicherweise die Gestaltung ohne ihre gesamte Entstehungsgeschichte.
  • Fehlt eine Bibliothek beim Transfer, enden ihre Aktualisierungen für die übertragenen Dateien. Wird die Bibliothek selbst übertragen, enden die Aktualisierungen für zurückbleibende Dateien beim Absender.

Eine ordentliche Dateiübergabe kann einen schlechten ersten Arbeitstag für die Nachfolger vorbereiten. Alles lässt sich öffnen, jede Seite sieht richtig aus. Erst als jemand einen wiederverwendeten Button ändern will, beginnt die Suche nach der Quelle und den nötigen Rechten.

Angenommen, ein Kunde wechselt nach einem gemeinsamen Figma-Projekt die Agentur. Beide Unternehmen haben Entwürfe geprüft und ihre eigenen Plätze bezahlt. Das fühlt sich nach einer Partnerschaft auf Augenhöhe an. Figma richtet die operative Kontrolle jedoch nach einer früheren Entscheidung: Wer hat den verbundenen Ordner angelegt und die andere Seite eingeladen?

Diese Partei ist der Host, die andere das externe Team. In diesem hypothetischen Fall wird aus einer unscheinbaren Einrichtungsfrage ein Teil der kommerziellen Übergabe.

Beide dürfen gehen. Einer bleibt bei den Originalen

Laut Figma-Dokumentation zu verbundenen Ordnern brauchen beide Seiten einen kostenpflichtigen Plan und die Zustimmung ihrer Administratoren. Zum Bearbeiten sind außerdem der passende Platz und die Bearbeitungsrechte an der Datei erforderlich. Bezahlung und Dateiberechtigung sind getrennte Ebenen.

Der Host kontrolliert unter anderem Sicherheit, Datenschutz, verfügbare Funktionen und die Bibliotheken für das externe Team. Beide Seiten können Dateien anlegen oder in den Ordner bringen. Dateien herausnehmen können nur Personen auf der Host-Seite.

Ein Administrator jeder Partei kann die Verbindung trennen. Danach verbleibt der Ordner beim Host, und das externe Team verliert den Zugriff auf alle darin enthaltenen Dateien. Der Host kann nichts weiter tun, eine Kopie schicken oder den Ordner später übertragen.

Das Recht, die Zusammenarbeit zu beenden, ist also beidseitig. Die Ausgangslage danach ist es nicht. Beide können vom gemeinsamen Tisch aufstehen; einer steht anschließend schon neben dem Aktenschrank.

Deshalb sollte der Host nach dem geplanten Ende des Projekts gewählt werden. Soll das Kundenteam das Design über Jahre pflegen, muss die Arbeitsumgebung diese Fähigkeit unterstützen. Soll die Agentur einen laufenden Dienst betreiben, gehört der spätere Ausstieg in dessen Beschreibung. Wer die Entscheidung dem ersten Klick überlässt, lässt die Einrichtung einen Teil der späteren Übergabe festlegen.

Eine Kopie nimmt das Bild mit, nicht jede Begründung

Die Anleitung für Ordner- und Teamtransfers trennt den Transfer vom Versand einer Kopie. Bei einer Kopie bleiben Kommentare, Versionshistorie und Branches mit den Originalen zurück.

Für das übernehmende Team können darin wichtige Gründe liegen: Warum wurde eine Anordnung verworfen? Weshalb blieb eine Ausnahme erhalten? Welcher Kundenwunsch führte zu dieser Variante? Fehlt dieser Verlauf, werden bereits beantwortete Fragen erneut untersucht. Die Dateizahl stimmt weiterhin, während der Einarbeitungsaufwand steigt.

Ordner können an Professional-, Organization- oder Enterprise-Pläne übertragen werden. Ein ganzes Team kann nur eine Organization- oder Enterprise-Umgebung aufnehmen. Datei- und Prototyplinks bleiben erhalten, Ordner und Teams bekommen neue Links. Solche konkreten Unterschiede passen schlecht unter eine einzige pauschale Zeile „vollständige Übergabe“.

Der Leitfaden zur Kundenarbeit nennt auch das Speichern einer lokalen Kopie und den Import in ein anderes Konto. Aktualisierungen der ursprünglichen Teambibliothek folgen diesem Weg nicht. Ein erfolgreicher Download liefert einen Zustand, noch keinen vereinbarten Pflegedienst für den nächsten.

Die gemeinsame Werkstatt lässt sich schlecht an einen Kunden verschenken

Eine Figma-Bibliothek bündelt Komponenten, Stile und Variablen in einer Quelldatei zur Wiederverwendung. Für eine Agentur kann das ein produktiver Bestand sein, aus dem mehrere Projekte ihre Buttons, Farben und Regeln beziehen.

Bei der Übergabe muss jemand über die Grenze dieses Bestands entscheiden. Ohne die Bibliothek behalten übertragene Komponenten ihren letzten Zustand und erhalten keine weiteren Aktualisierungen. Wird dagegen die veröffentlichte Bibliotheksdatei selbst übertragen, bekommen die im bisherigen Team oder Unternehmen zurückbleibenden Dateien ihre Aktualisierungen nicht mehr.

Für die Übergabe eines Kunden die Werkstatt aller anderen umzuziehen wäre eine großzügige Idee mit unfreundlichen Folgen. Nur fertige Ansichten abzuliefern und beim Kunden zugleich die Erwartung selbstständiger Pflege zu erzeugen verschiebt das Problem lediglich auf später.

Nötig ist eine Trennung zwischen kundenspezifischen Ressourcen, gemeinsam genutztem Agenturbestand und künftiger Wartung. Im verbundenen Ordner entscheidet der Host, welche Bibliotheken zugänglich sind. Diese Freigabe gibt den Beteiligten Lesezugriff auf die Quelldatei der Bibliothek. Eine Komponente verwenden zu dürfen heißt noch nicht, ihre Quelle bearbeiten zu können.

Die Entscheidung beginnt bei der nächsten Änderung. Soll die Agentur sie weiterhin liefern, ist die Bibliotheksabhängigkeit Teil eines laufenden Dienstes. Das Angebot muss sagen, wer veröffentlicht und wer die Pflege übernimmt. Soll der Kunde künftig ohne die Agentur arbeiten, braucht er dagegen eigene bearbeitbare Quellen oder eine bewusst verselbstständigte Kopie samt Verantwortung für ihre Weiterentwicklung.

Ein gemeinsam genutzter Agenturbestand macht die zweite Variante anspruchsvoller: Sein vollständiger Transfer würde Aktualisierungen für die zurückbleibenden Dateien beenden. Kundenspezifische Quellen rechtzeitig abzugrenzen kann diesen Konflikt vermeiden. Wer erst beim Abschied trennt, kauft die Trennarbeit nach. Diese Kosten gehören zum Anbieterwechsel; in der Zahl der gelieferten Bildschirmansichten tauchen sie nicht auf.

Die nächste Änderung ist der bessere Empfangsbeleg

Mit Bibliotheken austauschen kann eine Datei auf Ressourcen einer anderen veröffentlichten Bibliothek umgestellt werden. Figma sucht nach übereinstimmenden Namen. Ohne Treffer bleibt die Ressource mit der ursprünglichen Bibliothek verbunden. Ähnliches Aussehen oder ein neu vergebener Name erledigen die Zuordnung nicht automatisch.

Ein Migrationsbericht muss deshalb zeigen, was umgestellt wurde und was zurückblieb. Auch gleiche Namen verdienen eine Prüfung auf fachliche Eignung. Eine visuell einheitliche Oberfläche kann weiterhin aus zwei unterschiedlichen Pflegewegen gespeist werden. Der Screenshot macht davon ein wunderbar unverdächtiges Bild.

Die Prüfung und Annahme von Bibliotheksupdates erfolgt durch Personen mit Bearbeitungsrechten. Eine sinnvolle Abnahme veröffentlicht eine repräsentative Änderung an der vereinbarten Quelle und verfolgt sie bis zur Annahme in der Datei des Empfängers, mit dessen tatsächlichen Rechten. Das belegt eine Arbeitsfähigkeit, die das Öffnen einer alten Ansicht nicht belegt.

Um einen konkreten Wechsel zu kalkulieren, fehlen noch der tatsächliche Host, die Abhängigkeiten und der vereinbarte Lieferumfang. Die wirtschaftliche Messlatte ist bereits klar: Der Nachfolger muss die nächste Änderung durchführen können. Getrennte Rechnungen für die Sitzplätze sind bequem. Über den Schlüssel sollte man vorher sprechen.