Salesforce bringt das Feld zurück. Seine Regeln müssen Sie nachliefern

Zusammenfassung

• Salesforce entfernt beim Löschen eines benutzerdefinierten Feldes dessen Attribute für Eindeutigkeit und Pflichtangabe. Nach der Wiederherstellung müssen sie bei Bedarf erneut gesetzt werden.
• Wiederhergestellte Formelfelder bleiben bis zum Bearbeiten und Speichern deaktiviert. Geänderte Seitenlayouts und entfernte Abhängigkeiten können ebenfalls Nacharbeit erfordern.
• Feld und Daten sind bis zur endgültigen Löschung oder bis zum Ablauf von 15 Tagen wiederherstellbar, je nachdem, was zuerst eintritt. Eine beschleunigte Bereinigung kann diese Möglichkeit früher beenden.

Eine Fehlermeldung kann nach einer Datenrettung die erfreulichste Nachricht des Tages sein. Wenn das System einen doppelten Wert wieder zurückweist, hat es eine Regel zurückbekommen. Eine Anzeige alter Werte allein kann das nicht belegen.

Bei Salesforce ist diese Unterscheidung im Produkt dokumentiert. Die Anleitung zur manuellen Wiederherstellung von Feldattributen erklärt, dass beim Löschen eines benutzerdefinierten Feldes die Attribute für Eindeutigkeit und Pflichtangabe automatisch entfernt werden. Wer sie nach der Wiederherstellung braucht, muss sie erneut setzen.

Das Feld kommt also zurück, ein Teil seines Auftrags wartet noch auf Bearbeitung. Wer die Wiederherstellung schon beim Wiederauftauchen der Daten abnimmt, kann die verbliebene Arbeit an die nächste Abteilung weiterreichen, ohne es auf dem Übergabeschein zu vermerken.

Das Feld hatte auch einen Auftrag zum Ablehnen

Nehmen wir als ausdrücklich hypothetisches Beispiel ein Feld für eine Bestellreferenz. Hat das Unternehmen dessen Eindeutigkeitsattribut genutzt, um doppelte Referenzen zu verhindern, bleibt nach dem Zurückholen die Wiederherstellung dieses Attributs zu erledigen. Andere Prüfungen können daneben bestehen. Zu klären ist, welchen Schutz gerade das entfernte Attribut geliefert hat.

Eine Liste der früheren Referenzen beweist, dass die alten Inhalte zugänglich sind. Sie beweist nicht, dass die nächste doppelte Eingabe abgewiesen wird. Ebenso wenig zeigt eine vollständig ausgefüllte historische Liste, ob bei der nächsten neuen Eingabe ein erforderlicher Wert verlangt wird.

Diese Aufgabe braucht fachliches Wissen. Der Administrator kann das Feld technisch wiederherstellen. Die Person, die Bestellungen abgleicht, weiß, welche Verwechslung eine doppelte Referenz verursacht. Der Prozessverantwortliche weiß, welche fehlende Angabe die nächste Tätigkeit aufhält. Eine brauchbare Abnahme führt diese Kenntnisse zusammen.

Sonst erscheinen die Kosten später als gewöhnliche Datenarbeit: doppelte Einträge prüfen, Unstimmigkeiten erklären, fehlende Angaben nachfordern. Das Wiederherstellungsticket ist geschlossen; die Buchhaltung der Folgen läuft weiter. Ein kürzerer technischer Vorgang kann damit einen längeren Arbeitsvorrat an anderer Stelle erzeugen.

Die Abnahme sollte deshalb richtige und falsche Eingaben enthalten. Der richtige Wert muss funktionieren. Der nach der vereinbarten Regel unzulässige Wert muss scheitern. Ein Formular, das plötzlich weniger Einwände hat, ist nicht zwangsläufig ein Fortschritt.

Eine vorhandene Formel ist noch keine rechnende Formel

Laut Dokumentation zu gelöschten Feldern werden Formelfelder deaktiviert wiederhergestellt. Bis zum Bearbeiten und Speichern steht #Error! anstelle des Ergebnisses. Beim Speichern erfolgt eine Syntaxprüfung; auftretende Fehler sind zu beheben.

Für die Fachabteilung zählt das berechnete Ergebnis. Eine Liste geretteter Felddefinitionen misst nur einen Teil davon. Der Status der Formel gehört daher in die Abnahme, sobald ein Arbeitsablauf ihr Ergebnis benötigt.

Auch der Entwicklername kann eine Erinnerung an die Löschung behalten. Salesforce hängt _del an, sofern nicht bereits ein gelöschtes Feld diesen Entwicklernamen trägt. Die angehängten Zeichen bleiben nach der Wiederherstellung stehen. Eine vertraute Beschriftung auf dem Bildschirm ersetzt den Abgleich des tatsächlichen Entwicklernamens mit den darauf bezogenen Einstellungen nicht.

Die Suche wiederum hat einen eigenen Zeitversatz. Wiederhergestellte Felder und Daten erscheinen nicht sofort in Suchergebnissen; es kann eine kurze Zeit dauern. Auffindbarkeit, Berechnung und Eingabeprüfung sind damit getrennte Zustände. Ein einziges grünes Ergebnis sollte nicht für alle unterschreiben.

Hinzu kommt, was sich während der Abwesenheit verändert hat. In zwischenzeitlich geänderte Seitenlayouts muss das Feld erneut aufgenommen werden. Nicht bearbeitete Berichte und Layouts behalten das wiederhergestellte Feld. Entfernte Feldabhängigkeiten sind neu zu definieren. Für die Rückumwandlung einer Beziehung in eine Master-Detail-Beziehung müssen die betreffenden Datensätze die notwendigen Daten enthalten.

Die Wiederherstellung trifft also auf eine Umgebung, die sich weiterentwickelt haben kann. Eine gesicherte Definition und die aufgezeichneten Änderungen ersparen die spätere Suche danach, welches Teil ursprünglich wohin gehörte.

Die Verwendungsübersicht sieht, was sie sehen kann

Vor dem Löschen hilft die Funktion „Where is this used?“. Sie kann Referenzen in Layouts, Formeln, Apex, aktiven Validierungsregeln und Berichten anzeigen. Salesforce nennt allerdings auch die Grenzen dieser Sicht.

Bestimmte Berichtsverwendungen über eine Fremdschlüsselbeziehung erscheinen nicht. Berichte, auf die der abfragende Nutzer keinen Zugriff hat, werden nicht zurückgegeben; verbundene Berichte werden nicht unterstützt. In einer Abonnentenorganisation fehlen bestehende Referenzen innerhalb eines verwalteten Pakets. Nach der Installation lokal neu angelegte Referenzen können dagegen erscheinen. Die Liste umfasst die ersten 2.000 Einträge, sortiert nach Referenztyp.

Ein leeres Ergebnis ist folglich eine Aussage dieser Abfrage mit ihren Berechtigungen und Grenzen. Als Unterschrift unter „wird nirgends gebraucht“ taugt es schlecht. Gerade die schwer sichtbaren Verwendungen können bei der Wiederherstellung eine teure Suche nach Menschen und Erinnerungen auslösen.

Die Löschregeln enthalten zugleich eigene Sperren. Ein Feld, das von einem anderen Feld, einer Feldaktualisierung oder Apex referenziert wird, kann nicht gelöscht werden. Ein laufender Hintergrundauftrag, der es aktualisiert, kann das Löschen ebenfalls verhindern. Solche Kontrollen halten erkannte Konflikte auf. Das Unternehmen muss trotzdem wissen, welche fachliche Aufgabe es mit dem Feld aufgibt oder später zurückholen will.

Wer Platz braucht, kann die Rückkehr abschneiden

Gelöschtes Feld und Daten bleiben bis zur endgültigen Löschung durch die Organisation oder bis zum Ablauf von 15 Tagen wiederherstellbar. Maßgeblich ist der frühere Zeitpunkt. Das ist eine befristete Möglichkeit zur Rückkehr, kein vollständiger Reparaturdienst.

Gleichzeitig zählt das gelöschte Feld weiter gegen das Kontingent benutzerdefinierter Felder und gegen die einschlägige Grenze seines Feldtyps, bis die endgültige Löschung abgeschlossen ist. Ein neues Projekt kann deshalb darauf drängen, schneller aufzuräumen. Die alte Fachabteilung sieht in demselben Bestand möglicherweise noch ihre letzte Rückkehrmöglichkeit.

Die Purge-Funktion überführt zur endgültigen Löschung bereite Felder in den entsprechenden Prozess. Beginn und Abschluss sind verschiedene Ereignisse. Die Dauer hängt von der Systemauslastung ab und lässt sich über die Hintergrundaufträge verfolgen. Der Verzicht auf Wiederherstellung garantiert daher keine augenblicklich verfügbare Kapazität.

Bleiben nach der endgültigen Löschung Zugriffsfehler oder Fehler wegen fehlender freier Datenspalten bestehen, verlangt der beschriebene Supportweg die Organisations-ID, die Angabe Produktions- oder Testumgebung und eine Genehmigung zur physischen Löschung. Diese physische Bereinigung benutzerdefinierter Felder lässt sich laut Dokumentation nicht auf ein einzelnes Objekt begrenzen; sie betrifft die gesamte Organisation. Aus einem Problem an einer Stelle kann so eine weiter reichende Freigabe werden.

Welche Kontrollen in einer konkreten Organisation fehlen, zeigen erst die gesicherten Definitionen, die Abhängigkeiten und die fachlichen Abnahmeergebnisse. Der Maßstab kann vorher feststehen: alte Inhalte lesen, richtige neue Inhalte verarbeiten und unzulässige Eingaben wieder abweisen. Erst diese Kombination bringt die Arbeit zurück, für die das Feld einmal eingerichtet wurde.