Microsoft 365: Kündigung lässt ein Datenfenster, Löschung nimmt es weg

Summary

Wird ein Microsoft-365-Geschäftsabo im zulässigen Zeitfenster gekündigt, wechselt es zu Disabled. Nutzer verlieren den Dienstzugang, Administratoren können die Organisationsdaten noch erreichen und sichern.
Laut Microsoft überspringt die ausdrückliche Löschung eines Abonnements Expired und Disabled. SharePoint-Online-Inhalte einschließlich OneDrive werden sofort gelöscht; ein späterer Neukauf desselben Produkts holt die alten Daten nicht zurück.

Der Sparbeschluss mit eingebautem Aktenvernichter

Die Einkaufsabteilung will Microsoft 365 verlassen und streicht die nächste Verlängerung aus dem Plan. Im Rechenzentrum läuft noch die Migration der Teamseiten. Ein einziges Wort im Protokoll, „beenden“, überdeckt drei verschiedene Handgriffe: automatische Verlängerung ausschalten, kündigen, ausdrücklich löschen. Die ersten beiden steuern den Vertrag. Der dritte entscheidet darüber, ob SharePoint und OneDrive ihre Inhalte behalten, während der Umzug noch läuft.

Microsoft beschreibt den üblichen Weg über Active, Expired, Disabled und Deleted. Je nach Kaufkanal und Vereinbarung ändern sich einzelne Abschnitte und Fristen. Eine Kündigung im vorgesehenen Fenster führt direkt zu Disabled. Beschäftigte können die Dienste nicht weiter nutzen; Administratoren können Daten abrufen und sichern. Deleted ist die Endstation. Das alte Abo lässt sich nicht reaktivieren, und eine neue Bestellung desselben Produkts bringt dessen frühere Daten nicht wieder.

Die ausdrückliche Löschung fährt ohne Zwischenhalt. Microsoft schreibt, dass sie Expired und Disabled überspringt und SharePoint Online samt OneDrive-Inhalten sofort löscht. Wer den Vorgang als besonders gründliche Kündigung behandelt, gibt dem Abrechnungsoperator die Macht über noch nicht geprüfte Exporte. Eine Liste exportierter Dateien ersetzt keinen erfolgreichen Öffnungsversuch am Ziel.

Auch die Geldseite hat eigene Regeln. Unter einem Microsoft Customer Agreement ist eine Kündigung mit anteiligem Guthaben oder Erstattung nur innerhalb von sieben Tagen nach Beginn oder Verlängerung vorgesehen. Danach soll die automatische Verlängerung abgeschaltet werden; die Nutzung bleibt bis zum Vertragsende bestehen. Für die Datenrettung liefert Microsoft keine universelle Stoppuhr: Die allgemeine Übersicht nennt 90 Tage Disabled für die meisten Angebote, die SharePoint-Hilfe bis zu 60 Tage nach Kündigung, eine Kündigungsanleitung mögliche Löschung verbliebener Daten nach 30 Tagen.

Maßgeblich sind das konkrete Angebot, die Vereinbarung und der im Admin Center sichtbare Zustand.

Vor dem Vertragsentscheid gehören Abos, Sites, OneDrive-Bestände und Verantwortliche in ein Verzeichnis. Danach folgen Export und Stichprobe außerhalb des Tenants. Die Genehmigung zur Kündigung und die Genehmigung zur ausdrücklichen Löschung müssen getrennt sein. Ein Unternehmen hat den Anbieter erst verlassen, wenn seine Dateien die Tür tatsächlich passiert haben.