Zusammenfassung

  • In den aktuellen monatlich bezahlten Marketing-Tarifen von Mailchimp zählen abonnierte, abgemeldete und nie abonnierte Kontakte zum Kontaktlimit. Archivierte Kontakte zählen nicht mit.
  • Die Abrechnung berücksichtigt den höchsten Kontaktbestand des Zeitraums. Späteres Archivieren korrigiert diesen Höchststand nicht; ein erneuter Import kann Kontakte zurückholen, ohne ihre Werbeerlaubnis zurückzubringen.

„Für später aufheben“ ist eine beliebte Strategie, solange später keine Rechnung schickt. Bei einer Kontaktliste kann es das durchaus tun. Mailchimp zählt in seinen aktuellen monatlichen Marketing-Tarifen auch Menschen, die keine Werbenachrichten mehr erhalten dürfen. Ihr Interesse ist gegangen, ihr Datensatz hat noch einen Platz.

Das ist im Produkt angelegt. Mailchimp verkauft Kontaktverwaltung neben dem Versand. Die abrechenbare Einheit ist deshalb größer als die Menge der Menschen, denen das Unternehmen gerade eine Kampagne schicken darf. Wer beides gleichsetzt, lässt die Buchhaltung für eine sprachliche Abkürzung bezahlen.

Die offizielle Übersicht der Kontakttypen unterscheidet sauber: Abonnierte, abgemeldete und nicht abonnierte Kontakte zählen zum monatlichen Limit. Die letzten beiden Gruppen erhalten keine Marketing-E-Mails oder Marketing-SMS. Bereinigte, noch unbestätigte und archivierte Kontakte werden nicht mitgezählt. Für ältere Bezahltarife aus der Zeit vor dem 15. Mai 2019 gelten eigene Regeln; hier geht es um die aktuellen monatlichen Marketing-Tarife.

Der Abmeldelink kann also tadellos funktionieren. Der Leser bekommt keine Kampagne mehr. Das Unternehmen muss trotzdem entscheiden, in welchem Zustand es den Kontakt behalten will. Die Zustimmung des Empfängers und der Einkauf von Kontaktverwaltung sind zwei getrennte Vorgänge.

Die Vergangenheit braucht einen Verwendungszweck

Eine alte Kundenbeziehung kann wertvolle Informationen enthalten. Bestellhistorie, frühere Reaktionen oder dokumentierte Wünsche können weiterhin gebraucht werden. Nur sollte jemand benennen können, welche Arbeit diese Informationen im laufenden Betrieb leisten.

„Vielleicht brauchen wir das noch“ übersetzt eine offene Frage in eine dauerhafte Ausgabe. Der Satz klingt vorsichtig, weil er nichts löscht. Finanziell ist er eine Entscheidung fürs Behalten, oft ohne erkennbaren Entscheider.

Die Archivfunktion von Mailchimp bietet einen anderen Zustand. Der Kontakt wandert aus der laufenden Tabelle in einen gesonderten Archivbereich. Daten bleiben erhalten, einschließlich identifizierbarer Angaben in E-Mail- und SMS-Berichten. Während der Archivierung lässt sich der Kontakt nicht bearbeiten und nicht mit Marketing ansprechen. Im monatlichen Kontaktlimit fällt er weg.

Dauerhaftes Löschen entfernt dagegen personenbezogene Daten unwiderruflich. Wer einer Kollegin nur den Auftrag gibt, „die Liste kleiner zu machen“, lässt sie zwischen zwei sehr unterschiedlichen Ergebnissen wählen. Ein gesunkener Zähler beweist nicht, dass die richtige Information erhalten blieb.

Außerdem verlangt Mailchimp die Archivierung in jeder Audience, in der derselbe Kontakt vorkommt. Eine bereinigte Abteilungsliste ist noch keine bereinigte Gesamtheit. Die Zuständigkeit eines Teams endet womöglich früher als die Aufgabe im Konto.

Der Höchststand zieht nicht mit aus

Selbst die richtige Archivierung kann für die laufende Rechnung zu spät kommen. Laut Dokumentation der Zusatzkosten zählen für die monatliche Abrechnung der höchste Kontaktbestand im Zeitraum, der Funktionstarif und die gewählte Kontaktstufe. Ein überschrittenes Kontakt- oder Versandlimit kann zusätzliche Kontaktblöcke auslösen. Größe, Preis und zugehöriges Versandvolumen hängen vom Tarif und der Stufe ab.

Ein Rechenbeispiel, keine Kundengeschichte: Der Bestand steigt auf 10.000 Kontakte. Anschließend werden 4.000 archiviert. Aktuell bleiben 6.000, erreicht wurden in diesem Zeitraum aber 10.000. Gegenwart und Höchststand sind gleichzeitig richtig.

Die Anleitung zum Entfernen inaktiver Kontakte bestätigt, dass Archivierung den bereits entstandenen Spitzenwert nicht senkt, künftige Zeiträume aber entlasten kann. Der spätere Rechnungsbetrag hängt weiterhin von Tarif, Stufe und Nutzung ab. Vierzig Prozent weniger Kontakte sind kein automatischer Anspruch auf vierzig Prozent weniger Kosten.

Damit bekommt die Reihenfolge der Arbeit einen Preis. Wer erst einen vollständigen Altbestand importiert und danach aussortiert, kann den Höchststand erzeugen, bevor die Auswahl überhaupt begonnen hat. Die Datenmigration läuft noch, während ein Abrechnungsmerkmal bereits feststeht.

Wer die Auswahl vorher trifft, kann beeinflussen, welcher Bestand den nächsten Zeitraum prägt. Die gleiche Archivierungsarbeit dient dann der Planung statt dem Versuch, vergangene Nutzung ungeschehen zu machen. Der Unterschied erscheint in keiner simplen Erledigt-Liste am Monatsende.

Marketing organisiert Wachstum meist energischer als Rückbau. Neue Kontakte erhalten eine Erfolgsmeldung, alte Kontakte einen Wiedervorlagetermin. Der Zähler übernimmt diese Priorität mit bemerkenswerter Konsequenz: Er behält den größten Stand.

Importrechte sind auch Kostenrechte

Ein archivierter Kontakt kann zurückkehren. Mailchimp erlaubt die Wiederherstellung durch Bedienung oder Import. Auch ein Anmeldeformular oder eine Interaktion mit einem verbundenen Shop kann einen Kontakt aus dem Archiv zurückholen.

Dabei bleibt der jüngste E-Mail- beziehungsweise SMS-Abonnementstatus erhalten. Ein zuvor abgemeldeter Kontakt lässt sich nicht als Abonnent importieren. Es können also wieder mehr Kontakte zählen, ohne dass mehr Menschen für Marketing erreichbar sind.

Der Administrator, der Daten vervollständigt, kann damit den Kostenbestand verändern. Das Marketing bekommt die gewünschte Historie. Die Integration läuft fehlerfrei. Die Finanzabteilung bekommt eine größere Zahl. Alle haben ihre lokale Aufgabe erfüllt, und trotzdem hat niemand die wirtschaftliche Entscheidung ausdrücklich getroffen.

Für einen bezifferten vermeidbaren Aufwand fehlen die Zustandsverläufe, Importprotokolle, Vertragsstufe und Rechnungen eines konkreten Kontos. Die veröffentlichten Regeln zeigen bereits, welche Zahlen getrennt geführt werden müssen: ansprechbare Abonnenten, aktuell gezählte Kontakte und Höchststand des Zeitraums.

Die laufende Verfügbarkeit von Kundendaten kann ihren Preis wert sein. Dann sollte das Unternehmen sie bewusst einkaufen. Ein Datensatz, dessen Daseinsberechtigung nur aus dem ausgebliebenen Aufräumen besteht, verdient keinen automatischen Dauerauftrag.