Zusammenfassung

  • Ein europäischer Entwurf verlangt für 2028 einen umfassenden Bericht an den ITU-Rat über Wirksamkeit, Effizienz und Einheitlichkeit der Dokumentenverwaltung sowie jährliche Verbesserungsvorschläge.
  • Ein neuer Anhang soll widersprüchliche Fassungen, Suchprobleme, ungleichen Zugang und Arbeit im Browser untersuchen.

Wer im richtigen Saal sitzt, hat noch lange nicht den richtigen Entwurf. Eine Änderung kann bereits verteilt sein, während die alte Fassung weitergereicht wird. Europas Addendum 31 zu ITU-Beitrag 75 nimmt diesen Vorgang zum Gegenstand einer Änderung der Resolution 167. Das offizielle Verzeichnis führt den Vorschlag. Der Generalsekretär soll dem Rat 2028 eine umfassende Untersuchung der Dokumentenverwaltung in der ganzen ITU vorlegen und jährlich mögliche Verbesserungen empfehlen.

Die Resolution von 2022 hatte bereits virtuelle und hybride Sitzungen sowie elektronische Arbeitsweisen im Blick. Der Rat sollte Leitlinien für die Sitzungsführung entwickeln. Der neue Anhang fragt nach dem Stoff der Sitzung: Wer erstellt den Text, wer verteilt ihn, wie entstehen Fassungen und wie findet man sie später wieder? Ein stabiler Videokanal löst keinen Versionskonflikt auf.

Der Prüfauftrag beginnt beim Inventar von Dateiformaten, Ablagen, gemeinsamen Laufwerken, E-Mail-Verteilern und Beitragsarchiven. Danach sollen doppelte Dokumente, kollidierende Fassungen, fehlende Versionskontrolle, verzögerte Suche, technische Zugangshürden und Lücken bei Aufbewahrung und Nachprüfbarkeit untersucht werden. Das sind mögliche Schwachstellen, die der Vorschlag prüfen lassen will; er behauptet keine festgestellte Zahl von ITU-Pannen. Weiter verlangt der Anhang eine Dokumentenordnung und durchgehende Arbeitsabläufe.

Echtzeit-Zusammenarbeit, verlässliche Versionsgeschichte und Arbeit ohne Download im Browser gehören zu den zu bewertenden Anforderungen.

Zentralere Ablagen und integrierte Schreibumgebungen erscheinen als Optionen, deren Machbarkeit und Umstellungsrisiken zu prüfen wären. Eine neue Klausel verbindet einheitlichen elektronischen Umgang mit redaktioneller Transparenz für Mitgliedstaaten, Sektormitglieder, assoziierte Mitglieder und Hochschulen. Erst die Untersuchung kann zeigen, ob die Technik allen Beteiligten den maßgeblichen Text rechtzeitig liefert. Ein Produktname steht in diesem Entwurf nicht.

Quellen