Zusammenfassung

  • Finofo hat am 9. September Ausgaben- und Einkaufsfunktionen auf seiner bestehenden Kreditorenplattform angekündigt, ohne ein neues Firmenkartenprogramm vorauszusetzen.
  • Der Ausgabenprozess benötigt Abrechnungsdaten und Belege. Im Einkauf kann die Freigabe dagegen vor der Bestellung liegen. Eine gemeinsame Plattform hebt diesen Unterschied nicht auf.

Ist eine Belastung bereits auf der Kartenabrechnung erschienen, muss die Finanzabteilung ihren Zweck, den Beleg und die richtige Verbuchung klären. Bei einem noch offenen Einkaufsantrag lautet die Frage zunächst, ob das Unternehmen die Ausgabe überhaupt eingehen will. Finofo bringt beide Abläufe auf derselben Plattform zusammen. Für Käufer ist entscheidend, die nachträgliche Dokumentation nicht mit einer vorherigen Genehmigung gleichzusetzen.

Laut der über GlobeNewswire verbreiteten Mitteilung von Finofo nutzen die neuen Funktionen den bestehenden Mechanismus für Kreditorenprozesse. Das Unternehmen erklärt, selbst keine Karten auszugeben und keinen Wechsel zu einem neuen Firmenkartenprogramm zu verlangen. Kunden können damit die Wahl einer Arbeitsplattform von der Wahl ihrer Karte trennen. Wie die Daten jedes einzelnen Bankkontos ankommen, ist damit noch nicht geklärt.

Die Karte bleibt, der Datenweg muss geprüft werden

Die Produktseite zur Ausgabenverwaltung nennt direkte Bank- oder Kartendatenverbindungen ebenso wie Abrechnungen, die das Finanzteam als Datei hochlädt. Das sind unterschiedliche Betriebsmodelle. Ein dateibasierter Ablauf benötigt jemanden, der die Abrechnung beschafft, bereitstellt und ihre Vollständigkeit überprüft. Der Verzicht auf einen Kartenwechsel ist kein Nachweis für eine universelle, unmittelbare Direktanbindung.

Belege lassen sich unter anderem per Textnachricht, E-Mail oder Upload einreichen. Händler, Betrag, Währung und Datum dienen dem Abgleich mit den Transaktionen. Eindeutige Zuordnungen können automatisch erfolgen, vorgeschlagene Zuordnungen benötigen eine Bestätigung des Nutzers. Nicht zugeordnete Vorgänge bleiben offen, bis Beleg oder Erklärung vorliegen. Ein gefundener Beleg ist deshalb noch keine abgeschlossene Prüfung der Ausgabe.

Die Beschreibung sieht weiterhin Teamfreigaben und eine finanzielle Prüfung vor. Dabei geht es um Sachkonten, Dimensionen, Kategorien, Steuercodes und Belege; die Freigabe der eigenen Ausgabe ist ausgeschlossen. Automatische Zuordnung und menschliche Genehmigung erfüllen verschiedene Aufgaben. Aus einer erfolgreichen Übereinstimmung lässt sich nicht ableiten, dass die Ausgabe angemessen oder vorab erlaubt war.

Auch Firmenkartenumsätze und privat vorgestreckte Kosten sind zu unterscheiden. Genehmigte Erstattungen für persönliche Auslagen können laut Produktseite in den Kreditorenprozess übergehen und über die Plattform, gesammelt oder außerhalb des Systems mit anschließender Dokumentation bezahlt werden. Das bedeutet nicht, dass für jeden bereits über eine Firmenkarte beglichenen Umsatz nochmals eine Zahlung an den Mitarbeiter fällig wird. Belegprüfung, Erstattungsanspruch und Zahlung sind getrennte Sachverhalte.

Der Einkauf kann die Entscheidung vorziehen

Die Darstellung von Einkauf und Bestellabgleich beginnt früher. Anträge können vor der Bestellung nach Gesellschaft, Lieferant, Abteilung, Betrag, Kategorie oder weiteren Regeln zur Freigabe geleitet werden. Bestellungen lassen sich im System erstellen oder aus bestehenden Anwendungen importieren und synchronisieren. Wo ein Unternehmen diesen Ablauf tatsächlich verbindlich nutzt, kann die Entscheidung vor dem Eingehen der Verpflichtung liegen.

Nicht jeder Kauf muss jedoch mit einer Bestellung verbunden sein. Der Kunde bestimmt den Anwendungsbereich und die Toleranzen für Abweichungen. Wareneingang beziehungsweise Leistungserhalt, Teillieferungen sowie Mengen, Einzelpreise, Steuern und Summen fließen in den Abgleich ein. Fehlende Bestellungen, Preisunterschiede oder nicht vollständig bestätigte Lieferungen können vor Rechnungsfreigabe, Buchung und Zahlung eine Ausnahmebearbeitung auslösen.

Gemeinsame Regeln könnten den Aufwand für parallele Einstellungen in Ausgabenverwaltung, Einkauf und Kreditorenprozessen verringern. Die öffentlichen Unterlagen belegen aber nicht, wie ein Kartenherausgeber diese internen Regeln bei der Autorisierung eines Kartenumsatzes umsetzt. Interne Einkaufsfreigabe, Kartenautorisierung und Buchung bleiben gesondert zu prüfende Kontrollpunkte.

Die Integrationsbeschreibung erlaubt den Beginn von Erfassung und Abgleich vor der Anbindung des ERP-Systems. Kontierte Rechnungen können übergeben werden, sobald die Verbindung bereitsteht. Vorgefertigte Anbindungen und individuelle Abläufe werden ebenfalls aufgeführt. Das eröffnet eine schrittweise Einführung, ist jedoch kein belastbarer Zeitplan für jede Systemkombination.

Die Ankündigung bestätigt somit einen größeren Funktionsumfang ohne verpflichtenden Kartenwechsel. Wie vollständig die Datenverbindungen sind, wie viele Ausnahmen beim Finanzteam landen und wie viel Arbeit tatsächlich entfällt, muss der jeweilige Betrieb zeigen. Produktbeschreibungen allein liefern dafür keine nachgewiesenen Kundenergebnisse.